Gestió documental

Un pas endevant per a la seva empresa

S'entén per gestió documental el conjunt de normes tècniques i pràctiques usades per a administrar el flux de documents de tot tipus en una organització, permetre la recuperació d'informació des d'ells, determinar el temps que els documents han de guardar-se, eliminar els que ja no serveixen i assegurar la conservació indefinida dels documents més valuosos, aplicant principis de racionalització i economia.

És una activitat gairebé tan antiga com l'escriptura, que va néixer a causa de la necessitat de "documentar" o fixar actes administratius i transaccions legals i comercials per escrit per donar fe dels fets. Aquest tipus de documents es van plasmar successivament en tauletes d'argila, fulles de papir, pergamins i paper, la gestió es va anar fent cada vegada més complexa a mesura que creixia la grandària dels fons documentals.

Desenvolupament de la gestió documental

Durant segles, la gestió documental a les organitzacions va ser el domini exclusiu d'administradors, arxivers i bibliotecaris, les eines manuals bàsiques eren els llibres de registre, les carpetes, arxivadors, caixes i prestatgeries en què es guarden els documents de paper (i més tard els audiovisuals i els documents en suports magnètics o òptics), els fitxers o Kardex que permeten fer referències creuades i una llarga llista de tècniques de recuperació d'informació mitjançant sistemes de codificació i classificació. Més recentment es van anar sumant a ells els informàtics, que són cada vegada més necessaris a causa de la complexitat i nivell de sofisticació que van aconseguint els sistemes computacionals de suport de l'activitat administrativa. Tot i que els informàtics beneficien substancialment la gestió documental, tot i els professionals en sistemes d'informació són els experts en els fluxos de documents i els processos de cada document de suport paper o electrònic.

L'ús de l'ordinador a la gestió documental s'inicia en la pràctica a partir de l'experiència de les grans biblioteques nacionals anglòfones, la Biblioteca del Congrés dels Estats Units d'Amèrica i la British Library, que en els anys 60 del segle XX creen el format bibliogràfic MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogació llegible per màquina, per les seves bases de dades. Uns anys més tard l'ús de les tecnologies d'informació i comunicació es va fer comuna en l'administració pública i privada, amb l'ús generalitzat de bases de dades i l'aparició dels processadors de textos i altres aplicacions ofimàtiques.

En l'actualitat, coexisteixen en el món els més diversos sistemes de gestió documental: des del simple registre manual de la correspondència que entra i surt, fins als més sofisticats sistemes informàtics que manegen no només la documentació administrativa pròpiament tal, vingui ella en paper o en format electrònic, sinó que a més controlen els fluxos de treball del procés de tramitació dels expedients, capturen informació des de bases de dades de producció, comptabilitat i altres, enllacen amb el contingut d'arxius, biblioteques, centres de documentació i permeten fer cerques sofisticades i recuperar informació de qualsevol lloc.

Sistemes electrònics de gestió documental, o sistemes de gestió de documents electrònics?

Un altre concepte anglès de traducció ambigua a l'espanyol el constitueix el electronic records management que tant pot significar sistema de gestió de documents electrònics exclusivament, com a sistema electrònic de gestió de documents d'arxiu (en paper i o electrònics), segons se li posi l'èmfasi en "electronic records" o en "records management".

A la resta d'aquest article es considerarà, en general, que s'està parlant d'un sistema electrònic de gestió de documents electrònics, subentendiéndose que molts d'ells permeten també registrar en el sistema referències a documents en paper que caldrà anar a buscar un arxiu físic i no al repositori dels documents electrònics.

Un sistema de gestió de documents electrònics és, doncs, un sistema computat, un conjunt de programes, utilitzat per rastrejar i emmagatzemar documents electrònics i / o imatges digitals de documents originalment suportats en paper. El terme pot ser relacionat amb conceptes com sistemes d'administració de contingut (CMS) i és comunament vist com un sistema de gestió de continguts corporatiu i relacionat amb el terme Digital Asset Management

Flux del Sistema de Gestió Documental
Bases de Dades

L'aplicació de la informàtica en tots els nivells de les organitzacions comprèn un fenomen que té les seves implicacions en la gestió documental: la proliferació de bases de dades sobre diferents aspectes, que en alguns casos estan substituint als documents com a suport d'informació valuosa per a la organització. Aquesta tendència s'aguditza encara més en un entorn d'e-business en què les relacions amb els clients es realitzen a través d'Internet.

Des d'un punt de vista de gestió documental, un dels principals problemes és com identificar els documents dins de l'entorn de la Base de Dades, saber quina part del contingut constitueix els documents que s'han de gestionar. Referent a això existeixen diverses opinions. D'una banda, hi ha qui pensa que una base de dades simplement conté informació per realitzar càlculs o operacions. A l'altre extrem, hi ha la opinió que una BD és el resultat de les activitats de l'empresa i per això se les pot considerar documents de gestió.

Maquinari

Escàner i dispositius de Digitalització: Els documents originals, una vegada preparats, són transformats en documents digitals, els quals seran guardats o emmagatzemats.
Servidors: Contenen la informació prèviament digitalitzada. Els usuaris finals es connectaran a un servidor per a poder accedir a aquesta informació, per a la seva modificació o revisió.

Programari

Gestors documentals: Programes de suport al procés de gestió de la documentació que es maneja a l'empresa. Existeixen solucions informàtiques per: la gestió documental, gestió de fitxers digitals i per a administració de biblioteques de diversa índole.

Xarxes

Per mitjà de les xarxes els usuaris podran accedir a la informació que es troba en els servidors. Les xarxes poden ser locals, encara que també es pot accedir a la informació per Internet.

Usuaris

A través d'un compte d'Usuari, es porta a terme l'accés als documents digitalitzats dins del Sistema de Gestió Documental permetent així, realitzar la consulta electrònica dels mateixos d'acord amb els nivells de seguretat assignats a cada un dels usuaris registrats en el Sistema.

Administradors

Des del lloc de l'Administrador del Sistema, els documents digitalitzats es codifiquen i indexen a la base de dades del servidor, identificant la ubicació física del document original i assignant, a cada document lògic, les claus d'accés. Els documents digitalitzats s'emmagatzemen en el seu corresponent fitxer.

Alguns criteris generals a tenir en compte

Un sistema de gestió documental en general es refereix a les següents àrees: Emmagatzematge, recuperació, classificació, seguretat, custòdia, distribució, creació, autenticació.

  • Emmagatzematge: On guardarem els nostres documents? Quant podem pagar per emmagatzemar?
  • Recuperació: Com pot la gent trobar documents necessaris? Quant de temps es pot passar buscant? Quines opcions tecnològiques estan disponibles per a la recuperació?
  • Classificació: Com organitzem els nostres documents? Com assegurem que els documents estiguin arxivats seguint el sistema més apropiat?
  • Seguretat: Com evitem la pèrdua de documents, evitar la violació de la informació o la destrucció no desitjada de documents? Com mantenim la informació crítica oculta a qui no hauria de tenir accés a ella?
  • Custòdia: Com decidim quins documents conservar? Per quant de temps han de ser guardats? Com procedim a la seva eliminació (expurgació de documents)?
  • Distribució: Com distribuïm documents a la gent que la necessita? Quant podem trigar per distribuir els documents?
  • Workflow: Si els documents necessiten passar a partir d'una persona a una altra, quines són les regles per al flux d'aquests documents?
  • Creació: Si més d'una persona està implicada en creació o modificació d'un document, com es podrà col·laborar en aquestes tasques?
  • Autenticació: Com proporcionem els requisits necessaris per a la validació legal al govern ia la indústria privada sobre l'originalitat dels documents i complim els seus estàndards per a l'autenticació?
  • Termes Relacionats
    Sistema de Gestió de Continguts

    El Sistema de gestió de contingut podria tendir a confondre amb un sistema de Gestió Documental però un Sistema de gestió de contingut és utilitzat principalment a nivell web i si bé és cert comparteixen característiques com a administració d'informació i fins i tot en algun de les seves formes utilitzen bases de dades l'objecte d'administració d'aquest sistema aquesta predominantment orientat a la WEB.

    Gestió del Coneixement

    La Gestió del Coneixement és, en síntesi, la gestió dels actius intangibles que generen valor per a l'organització. La majoria d'aquests intangibles tenen a veure amb processos relacionats d'una o altra forma amb la captació, estructuració i transmissió de coneixement. Per tant, la Gestió del Coneixement té en l'aprenentatge organitzacional seva principal eina. La Gestió del Coneixement és un concepte dinàmic o de flux.

    Probablement després de llegir aquesta definició podrem adonar-nos que un sistema de gestió documental és una de les eines en què es pot donar suport a la gestió del coneixement per efectivament gestionar de millor manera, més eficient i amb els avantatges, que veurem més endavant, els actius intangibles.

    Bases de Dades Documentals

    En les bases de dades documentals cada registre es correspon amb un document, sigui aquest de qualsevol tipus: una publicació impresa, un document audiovisual, gràfic o sonor, un document d'arxiu, un document electrònic, etc.

    És erroni relacionar Sistema de Gestió Documental amb Bases de Dades Documentals doncs la gestió documental és un concepte que abasta a la base de dades documental, és molt més dispendios i existeixen moltes més variables fonamentals en el sistema de gestió documental a part de les bases de dades documentals.

    Oportunitats

    Les oportunitats de la gestió documental per a les empreses són múltiples, la principal sense dubte és l'oportunitat de millorar la seva productivitat en l'exercici de les seves activitats i serveis cap als seus clients. L'optimització i organització dels documents són una oportunitat d'alleugerir l'estructura de costos, permetent una major agilitat i control sobre les despeses de l'empresa, permetent així una millora del allotjament dels seus recursos i dels serveis oferts.

    Aquest "cercle virtuós" porta a una major satisfacció i conseqüent retenció dels clients.

    Avantatges

    Gestió i control efectiu: senzillesa, rapidesa i estalvi D'una forma senzilla, l'organització té accés instantani a tota la documentació necessària per a la seva activitat de negoci, amb els avantatges afegits de l'eliminació de desplaçaments, reducció de temps de consultes i tasques d'arxiu , estalvi d'espai físic, resolució del problema de localització de documents ...

    Ús racional dels recursos La gestió documental facilita que la informació es comparteixi i s'aprofiti de forma més eficient i com un recurs col·lectiu. Com a conseqüència, es redueixen dràsticament situacions com la duplicitat de documents arxivats, fotocòpies innecessàries, dobles enregistraments de dades, etc. Seguretat i fiabilitat Informació, documents, etc. de gran valor per a l'organització poden custodiar en locals d'alta seguretat, garantint el seu perfecte estat de conservació mentre que, per a l'ús diari, es disposa de la seva rèplica electrònica.

    Productivitat i valor afegit Una gestió documental, a més d'estalvi de costos, genera una productivitat i valor afegit addicionals, originats pel ràpid accés a la informació dins de l'organització i la seva posterior distribució, sense necessitat de traslladar els documents.

    Desavantatges

    Si bé és cert dels desavantatges més comuns que té l'aplicació d'una nova tecnologia és el factor econòmic i més aquestes denominades TU (Tecnologies d'Informació), és així com donem un exemple del cost en EUROS d'un Sistema de Gestió Documental.

    Font: Wikipedia.

    Tornar